Na pracovních schůzkách a jednáních mohou někteří zaměstnanci trávit více času než samotnou prací – a schůzky přitom mohou být zcela neefektivní a bez jakékoli přidané hodnoty.

Podle průzkumu, který uskutečnila společnost Verizon, zaberou různé mítinky průměrnému zaměstnanci až sedmatřicet procent času, což je cca devět hodin týdně. Jak tedy zvýšit efektivitu pracovních schůzek tak, aby čas strávený na schůzkách byl vynaložený účelněji?

Vyhněte se pravidelným mítinkům

Pravidlo, které mnohé firemní manažery možná zaskočí. Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánování dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity – často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou. Pravidelným mítinkům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně. V opačném případě se efektivita práce spíše snižuje, na schůzkách totiž vlastně není příliš co řešit a jsou svolávány spíše z povinnosti, než kvůli skutečné potřebě. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc mítinky zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů.

Základ je dobrá příprava

Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na mítink a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas. „Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe – v případě, že máte naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebudete schopni se na všechny z nich kvalitně připravit. Efektivita schůzek tím úměrně utrpí,“ radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.

Využívejte technologie

Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy mítink probíhá přes videokonferenční techniku. „Místo fyzických schůzek firmám doporučujeme přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních mítinků do online sféry,“ říká Andrej Hronec, zástupce videokonferenčního řešení Lifesize. „Využívání videokonferencí s sebou také nese posun od dlouhých porad ke kratším schůzkám zaměřeným na určité téma.“ Dále se také vyplatí investovat do kvalitního prezentačního řešení, které předejde problémům při zapojování různých typů zařízení a jejich špatné kompatibility.